Mewn llawer o ffatrïoedd allforio bach a chanolig, yn aml mae'n rhaid i un gwerthwr masnach dramor drin pob agwedd ar yr un pryd, gan gynnwys gwerthu, olrhain archebion, dogfennu, a gwasanaeth ôl-werthu. Gydag ymchwydd mewn archebion, ni all un person reoli'r cyfan, gan arwain at oedi wrth drosglwyddo gwybodaeth, ymateb gwasanaeth arafach, a dirywiad ym mhrofiad cwsmeriaid. Mae nifer o ffatrïoedd LVL Tsieineaidd yn gweithredu dull "cydweithio tîm", gan ganiatáu i bob person ganolbwyntio ar eu cryfderau, gan arwain at welliant sylweddol mewn effeithlonrwydd cyffredinol ac ansawdd gwasanaeth.
1. Pa mor Hir y Gall Un-Dyn Dangos Diwedd?
"O ymholiadau cwsmeriaid i gludo, rwy'n trin popeth fy hun. Rwy'n ateb e-byst yn ystod y dydd, yn prosesu dogfennau gyda'r nos, a hyd yn oed yn ateb negeseuon cwsmeriaid ar benwythnosau." Dyma'r realiti i werthwr masnach dramor.
Mewn llawer o ffatrïoedd allforio bach a chanolig, nid oes unrhyw raniad amlwg o lafur rhwng gwerthiant ac olrhain archebion. Mae un gwerthwr yn delio â chleientiaid lluosog, ac mae angen iddo ddatblygu cleientiaid newydd, cynnal y rhai sy'n bodoli eisoes, a delio â thasgau amrywiol megis dilyn-archebion, datganiad tollau, cydlynu logisteg, ac adborth ar ôl gwerthu.
"Rwy'n trin dros ddwsin o orchmynion ar yr un pryd, pob un â thracwr cynnydd gwahanol, ac mae'r wybodaeth wedi'i gwasgaru ar draws amrywiol e-byst a logiau sgwrsio. Weithiau pan fydd cwsmeriaid yn gofyn am leoliad y llwyth, mae'n cymryd oesoedd i mi ddarganfod," meddai'r gwerthwr.
Y canlyniad yw llai o effeithlonrwydd gwaith, ymateb cwsmeriaid arafach, a bylchau gwasanaeth.
2. O "Blaidd Unigol" i "Gwaith Tîm Cydweithredol"
Er mwyn gwella effeithlonrwydd cyffredinol, mae rhai ffatrïoedd wedi dechrau gweithredu model "gwaith tîm":
- Gwerthu: Mae personél ymroddedig yn trin ymholiadau cwsmeriaid, yn darparu cymorth technegol, ac yn cynnal trafodaethau busnes, gyda'r cyfrifoldeb o "gynnal perthnasoedd cwsmeriaid da."
- Olrhain Archebion: Mae tracwyr neu dimau archeb pwrpasol yn gyfrifol am olrhain cynhyrchiad, cydlynu ansawdd, a threfniadau cludo, gyda'r cyfrifoldeb o "sicrhau bod archebion yn cael eu cludo ar amser ac o ansawdd."
- Dogfennaeth a Logisteg: Mae clercod dogfennau pwrpasol neu anfonwyr cludo nwyddau proffesiynol yn trin datganiadau tollau, archebion, a pharatoi dogfennau, gyda'r cyfrifoldeb o "sicrhau'r cyswllt terfynol yn y gadwyn llongau."
"Yn flaenorol, roedd yn rhaid i staff gwerthu drin trafodaethau archeb, rheoli cynhyrchu, a dogfennaeth. Nawr, mae gan bawb eu rôl benodol eu hunain, gan ganiatáu iddynt ganolbwyntio ar eu tasgau eu hunain, "meddai rheolwr ffatri.
3. Gwelliannau Penodol a wnaethpwyd gan y Model Cydweithio
Ar ôl gweithredu rhaniad llafur tîm, mae effeithlonrwydd gweithredol y ffatri wedi gwella'n sylweddol:
- Gall staff gwerthu ganolbwyntio mwy ar werthiannau: Yn flaenorol, efallai y byddai ateb ymholiad cwsmer wedi cymryd hanner awr o wirio cynnydd cynhyrchu; nawr, gall cydlynwyr archeb ddarparu atebion cywir gyda gwiriad cyflym, gan ganiatáu i staff gwerthu ymateb yn gynt o lawer.
- Gall cydlynwyr archebu reoli cynnydd yn fwy systematig: Yn flaenorol, roedd gwybodaeth archebu wedi'i wasgaru ar draws logiau sgwrsio a negeseuon e-bost staff gwerthu, gan wneud rheolaeth unedig yn anodd; nawr, mae cydlynwyr archebion yn defnyddio taenlenni safonol, gan sicrhau bod pob archeb yn cael ei chofnodi'n unffurf.
- Gall clercod dogfennau drin clirio tollau yn fwy proffesiynol: Yn flaenorol, dysgodd staff gwerthu glirio tollau ar eu pen eu hunain, gan arwain at gyfraddau gwall uchel ac effeithlonrwydd araf; nawr, mae clercod dogfennau pwrpasol yn hyfedr ac yn effeithlon, gan wella'r gyfradd pasio amser gyntaf yn sylweddol.
"Gyda mwy o orchmynion, mae'n anodd i un person drin popeth," meddai rheolwr masnach dramor. "Ar ôl i ni rannu'r gwaith, gwellodd boddhad cwsmeriaid mewn gwirionedd oherwydd daeth pob cam yn gyflymach ac yn fwy cywir."
4. Rhannu Gwybodaeth mewn Cydweithio Tîm
Er mwyn osgoi methiant cyfathrebu a achosir gan bob person sy'n trin eu hardal eu hunain, mae rhai ffatrïoedd wedi sefydlu mecanweithiau rhannu gwybodaeth yn seiliedig ar gydweithio tîm:
- Cyfathrebu Grŵp Archebu: Ar gyfer pob archeb, crëir grŵp cyfathrebu dros dro (fel grŵp WeChat). Mae'r holl bersonél perthnasol, gan gynnwys gwerthu, olrhain archebion, cynhyrchu, dogfennu a logisteg, yn y grŵp, gan sicrhau gwybodaeth gyson a chynnydd tryloyw.
- Dangosfwrdd Statws Archeb: Mae taenlen neu fwrdd gwyn a rennir yn rhestru'r holl gerrig milltir allweddol a statws cyfredol archebion, gan ganiatáu i bawb wirio ar unrhyw adeg heb ymholiadau dro ar ôl tro.
- Cofnodion Trosglwyddo Archeb: Ar ôl i werthiannau gadarnhau archeb, maent yn llunio "Ffurflen Gyflawni Archeb," gan nodi'n glir ofynion cwsmeriaid, materion arbennig, ymrwymiadau dyddiad dosbarthu, ac ati, a'i drosglwyddo i'r traciwr archeb er mwyn osgoi hepgoriadau gwybodaeth neu anghysondebau sy'n deillio o gyfathrebu llafar.
"Mae gennym ni egwyddor: ni ddylai gwybodaeth y gellir ei chofnodi'n ysgrifenedig gael ei chyfleu ar lafar," meddai rheolwr ffatri. “Gyda gwybodaeth wedi’i chofnodi, mae yna sail i olrhain yn ôl os bydd problemau’n codi.”
5. Pa newidiadau y mae cwsmeriaid wedi sylwi arnynt?
Er bod y newidiadau prosesau mewnol hyn yn "dawel," mae cwsmeriaid yn y pen draw yn teimlo'r gwahaniaeth:
- Ymateb cyflymach: Yn flaenorol, byddai cwsmeriaid yn aros am amser hir am ateb i gwestiwn. Nawr, pan fydd cwsmeriaid yn anfon negeseuon, gall gwerthwyr ddarparu atebion cyflym a chywir, gan wneud i gwsmeriaid deimlo bod "y ffatri hon yn ymatebol."
- Llai o wallau: Yn flaenorol, digwyddodd materion achlysurol megis "dyddiadau dosbarthu a addawyd gan werthiannau nad ydynt yn cyfateb i'r cynhyrchiad" neu "dogfennaeth wedi'i llenwi'n anghywir". Nawr, gyda rhaniad amlwg o lafur, mae'r mathau hyn o wallau sylfaenol wedi'u lleihau'n fawr.
- Gwasanaeth mwy proffesiynol: Mae cwsmeriaid yn derbyn dogfennau mwy safonol, mae hysbysiadau cludo yn fwy amserol, ac mae'r broses gydweithredu gyfan yn llyfnach.
"Yn flaenorol, byddai cwsmeriaid yn cwyno o bryd i'w gilydd, 'Sut nad ydym yn gwybod y cynnydd blaenorol pan fydd y person cyswllt yn newid?'" meddai rheolwr gwerthu. "Nawr, gyda gwell rhannu gwybodaeth, gall cydweithwyr ar unrhyw adeg wirio'r cofnodion hanesyddol ar unwaith, gan arwain at brofiad cwsmer sefydlog."
O "un person yn cario popeth" i "waith tîm," y cymhelliant sylfaenol yw mynd ar drywydd effeithlonrwydd gwaith ac ansawdd gwasanaeth. Pan fydd ffatrïoedd LVL yn Tsieina yn barod i fuddsoddi amser mewn symleiddio prosesau a rhannu tasgau, mae cwsmeriaid yn profi nid yn unig "ymatebion cyflymach," ond hefyd delwedd cyflenwr "proffesiynol a dibynadwy". Mae'r athroniaeth reoli hon o "gadael i weithwyr proffesiynol wneud pethau proffesiynol" yn ddewis anochel i weithgynhyrchu Tsieineaidd i wella ei gystadleurwydd mewn gweithrediadau ar raddfa fawr.
